Monheim am Rhein, 9. September 2026
KI am Telefon: Was kleine Betriebe seit dem 2. August wissen müssen
Immer mehr Handwerksbetriebe und Dienstleister lassen eine KI ans Telefon gehen. Seit Anfang August gilt dafür eine neue Transparenzpflicht. Sven Sulik ordnet ein, was die Verordnung verlangt und welche Zahl in vielen Berichten falsch steht.
Wer heute in einem Handwerksbetrieb anruft und nach dem dritten Klingeln eine freundliche Stimme hört, spricht nicht mehr zwangsläufig mit einem Menschen. KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe an, wenn im Betrieb niemand abnehmen kann. Für viele kleine Unternehmen ist das die erste KI-Anwendung, die wirklich im Tagesgeschäft ankommt.
Seit dem 2. August 2026 gilt dafür Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Er verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen. Bei sprachbasierten Systemen muss der Hinweis zu Beginn des Gesprächs kommen, nicht auf Nachfrage und nicht im Kleingedruckten. Die Aufsicht liegt in Deutschland bei der Bundesnetzagentur, das nationale Durchführungsgesetz KI-MIG ist seit dem 29. Juli 2026 in Kraft.
„Der Kern ist einfacher, als viele denken. Die KI sagt im ersten Satz, dass sie eine KI ist. In der Praxis scheitert das selten am Willen und meistens daran, dass niemand nachgesehen hat, ob der Satz wirklich jedes Mal fällt."
Die Zahl, die in vielen Berichten falsch steht
In der Berichterstattung über die KI-Verordnung kursiert ein Bußgeldrahmen von 35 Millionen Euro. Diese Stufe steht in Artikel 99 Absatz 3 und betrifft die verbotenen Praktiken aus Artikel 5, etwa das Bewerten von Menschen nach ihrem Sozialverhalten.
Für die übrigen Verstöße, zu denen die Transparenzpflicht aus Artikel 50 zählt, nennt Artikel 99 Absatz 4 der Verordnung im Wortlaut Geldbußen „von bis zu 15 000 000 EUR oder … von bis zu 3 % des gesamten weltweiten Jahresumsatzes …, je nachdem, welcher Betrag höher ist".
Für kleine und mittlere Unternehmen enthält Absatz 6 eine eigene Regel. Dort heißt es, für sie gelte „der jeweils niedrigere Betrag". Bei einem Betrieb mit überschaubarem Umsatz ist das nicht die Millionensumme, sondern der Prozentsatz.
„Die falsche Zahl schreckt genau die Betriebe ab, die sich ohnehin am meisten Mühe geben. Ich rate jedem Betrieb, sich vom Anbieter zeigen zu lassen, wo die Ansage im System steht und wie sie geprüft wird. Das ist eine Frage von fünf Minuten und es beantwortet die Frage, die im Ernstfall zählt."
Was eine KI am Telefon darf und was nicht
Dass eine KI Anrufe annimmt, Anliegen aufnimmt, Termine vereinbart und Rückrufwünsche weitergibt, untersagt die Verordnung nicht. Was sie verlangt, ist die Information darüber, dass der Gesprächspartner eine KI ist. Artikel 50 Absatz 1 formuliert das als Pflicht der Anbieter, die betroffenen Personen zu informieren.
Eine Pflicht, Gespräche aufzuzeichnen, steht dort nicht. Die Verordnung verlangt, die Erfüllung im Zweifel darlegen zu können, schreibt dafür aber kein Mittel vor.
Für Betriebe heißt das nach Suliks Einschätzung vor allem eines: Die Pflicht lässt sich nicht an den Anbieter abschieben, aber sie lässt sich mit zwei Fragen klären. Steht die Ansage fest im System oder nur im Gesprächsleitfaden? Und wird sie laufend geprüft oder war sie einmal eingebaut?
Wo KI im kleinen Betrieb wirklich hilft, und wo nicht
Sulik warnt zugleich vor überzogenen Erwartungen. „KI ist gut darin, das Immergleiche zuverlässig zu tun. Anrufe annehmen, wenn keiner Zeit hat. Notizen sortieren. Termine vorschlagen. Sie ist schlecht darin, ein schwieriges Kundengespräch zu führen oder zu entscheiden, ob ein Auftrag sich rechnet." Betriebe sollten deshalb nicht fragen, was KI alles könne, sondern welche wiederkehrende Aufgabe sie im eigenen Haus am meisten Zeit koste.
Dieser Beitrag gibt den Wortlaut der Verordnung wieder und ordnet ihn aus der Sicht eines Anwenders ein. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
